מסמך אפיון לדוגמא [מערכות מידע]

//, מערכות מידע/מסמך אפיון לדוגמא [מערכות מידע]

מסמך אפיון לדוגמא [מערכות מידע]

תוכן עניינים
תקציר
הגורם המבצע  ,  מטרת הפרויקט ,  מצב קיים , מטרה
פעילויות עיקריות ,תיאור הארגון ויעדיו , תיאור הלקוח
הארגון , הסביבה
יעדים ומטרות
חזון וייעוד המרכז האקדמי רופין 8
מטרות המערכת 8
1.2.3. יעדי המערכת  ,  מדדי הצלחה איכותיים וכמותיים
1.2.4. מדדים כמותיים ומדדים איכותיים
2. מצב קיים ודרישות מערכת 10
2.1. איסוף הנתונים 10
3. דרכי פעולה אפשריות 13
3.1. חברות המספקות שירותי פיתוח מערכות מידע
3.2. מחלקת מערכות המידע של רופין
3.3. קבוצת סטודנטים
3.4. מוצר מדף
4. אפיון מפורט של המערכת
4.1. אופי ומצב כללי של המערכת 16
4.2. משתמשי המערכת ומערכות משיקות 16
4.2.1. משתמשי פנים, לפי מבנה ארגוני 16
4.2.2. משתמשי חוץ, לפי שיוך ארגוני 17
4.2.3. מערכות מידע משיקות פנימיות בארגון 18
4.2.4. מערכות מידע משיקות חיצוניות לארגון 18
4.2.5. תרשים Use case ו- Use case document 19
4.2.6. Class diagram 27
4.2.7. Sequence diagrams 28
4.3. מנשק משתמש – מסכים ודוחות 31
4.3.1. עץ המסכים 31
4.3.2. מסכים 32
4.3.3. דוחות 48
4.4. טבלאות 48
5. טכנולוגיה 54
5.1. חומרה מרכזית 54
5.2. ציוד היקפי 54
5.3. מערכת הפעלה 54
5.4. בסיס הנתונים DBMS 54
5.5. כלים לפיתוח ולתחזוקה – Case 55
6. עלות – משאבים 56
6.1. עלות הקמה 56
6.1.1. הוצאות ישירות 56
6.1.2. הוצאות עקיפות 56
6.2. עלויות שוטפות 56
6.2.1. הוצאות שוטפות ישירות 56
6.2.2. הוצאות שוטפות עקיפות 57
נספחים 58
נספח 1 – תוצאות השאלון 58
נספח 2 – סיכומי פגישות עם בעלי עניין 61
נספח 3 – לוחות זמנים (תרשים גאנט) 63
רשימת תרשימים 66
רקע
בשנים האחרונות חל גידול משמעותי במס' הסטודנטים הלומדים לתואר ראשון במכללות לעומת אוניברסיטאות בישראל, כאשר שיעור הגידול משנת תשס"ד עד תש"ע הוא 63% ובשנה האחרונה שיעור הגידול עמד על 8% (לעומת קיטון באוניברסיטאות) והמכללות החלו לבסס את מעמדן כמוסדות אקדמיים מובילים. מספר זה ….
מטרתו המרכזית של הפרויקט הינה הקמת רשת בוגרים חברתית (מערכת מידע מבוססת Web) שבנייתה הינה יריית הפתיחה של הקמת ארגון הבוגרים של המרכז האקדמי רופין. רשת בוגרים זו תהווה בסיס ליצירת רשת קשרים מתמשכת בין הבוגרים לשם טיפוח קשרים חברתיים וסיוע בעתידם המקצועי (Networking) וליצירת "גאוות יחידה" וכן שמירה על קשר הדוק בין המכללה לעולם העסקים והתעשייה….

תיאור הארגון ויעדיו

תיאור הלקוח

הארגון
המרכז האקדמי רופין הינו מוסד לא אוניברסיטאי להשכלה גבוהה (מכללה אקדמית) וכן מכללה טכנולוגית. המרכז האקדמי רופין פועל בשני קמפוסים: הקמפוס הראשי שבעמק חפר, בו פועלים ביה"ס למדעי החברה וניהול וביה"ס להנדסה והקמפוס במכמורת, שם פועל בית הספר למדעי הים.כיום לומדים במרכז האקדמי רופין כ-4000 סטודנטים בשלושה בתי ספר:
ביה"ס למדעי החברה והניהול המכשיר לתארים ראשונים בכלכלה וחשבונאות, כלכלה וניהול, מנהל עסקים ומדעי ההתנהגות. בשנת 2007 נפתחו באישור המועצה להשכלה גבוהה שתי תכניות למוסמכים במנהל עסקים ובהגירה ושילוב חברתי.
ביה"ס להנדסה המכשיר לתארים ראשונים (B.Sc) בהנדסת תעשייה וניהול, הנדסת חשמל ואלקטרוניקה, הנדסת מחשבים והנדסה רפואית.
ביה"ס למדעי הים המכשיר ל תואר ראשון (B.Sc) במדעי הים והסביבה הימית ובביוטכנולוגיה ימית.
המרכז האקדמי רופין, ובשמו המקורי מדרשת רופין, נוסד בשנת 1949 במטרה לספק השכלה ניהולית למשק החקלאי, הקיבוצי והמושבי בישראל. בשנת 1975 קיבלה המדרשה לראשונה היתר לפתיחת תכנית לימודים אקדמית מהמועצה להשכלה גבוהה. אישור המועצה דאז הניח את היסודות אשר הביאו להקמתו של בית הספר למדעי החברה והניהול בשנת 1996. בשנת 1981, נשיא מדינת ישראל מר יצחק נבון ושר החינוך מר זבולון המר, אישרו בחתימתם כי סטודנטים הלומדים במדרשת רופין כלכלה וניהול החל משנת 1979 זכאים לתואר בוגר. בשנת 1993 נוסדה המחלקה לכלכלה וחשבונאות אשר הוכרה רשמית ע"י המל"ג בשנת 1994, בשנת 1997 נוסדה והוכרה תכנית הבוגר במנהל עסקים.
במהלך התקופה שבין 1992 ו 1995, שונתה האסטרטגיה מהתמקדות בקהל יעד המגיע מהמושבים והקיבוצים לכלל תושבי מדינת ישראל תוך התאמת תוכניות הלימוד.

הסביבה
כאמור, בשנים האחרונות חל גידול משמעותי במס' הסטודנטים הלומדים לתואר ראשון במכללות לעומת אוניברסיטאות בישראל, כאשר שיעור הגידול משנת תשס"ד עד תש"ע הוא 63% ובשנה האחרונה שיעור הגידול עמד על 8% (לעומת קיטון באוניברסיטאות) והמכללות החלו לבסס את מעמדן כמוסדות אקדמיים מובילים. מספר זה דומה גם ללומדים לתואר שני. המרכז האקדמי רופין תופס מקום מכובד בנוף המכללות בישראל ובשנת הלימודים האחרונה, סיימו בהצלחה למעלה מ 1000 בוגרים את לימודיהם במרכז בתחומי מדעי החברה והניהול, הנדסה ומדעי הים, כאשר שיעור זה – הוא מהגבוהים בישראל.
כיום, במכללות ואוניברסיטאות מובילות בארץ ובעולם קיים ארגון בוגרים (Alumni) המהווה חלק בלתי נפרד מהמוסד האקדמי ומבוגריו ומהווה סביבה נוחה לשמירת קשר בין בוגרים כדי ליצור הזדמנויות מקצועיות ואישיות, טיפוח תדמית המרכז, יצירת "גאוות יחידה" ושילוב הבוגרים בפרויקטים קהילתיים.
המרכז האקדמי רופין נשאר מאחור בנושא זה וכיום בעצם לא קיים ארגון בוגרים למכללה ושמירת הקשר עם הבוגרים נעשה במשורה על פי יוזמות מקומיות, לרוב ברמת מחלקות (פרט לביה"ס מדעי הים שבו התנהל אתר של בוגרים עד לאחרונה). תחום ההכוון התעסוקתי נשאר גם הוא מאחור ולמעשה רק לאחרונה הוקמה יחידה להכוון תעסוקתי שבשלב זה עדיין קורמת עור וגידים.
הקמת ארגון בוגרים הינו צורך אסטרטגי כולל למכללה מתוך הבנה כי על המכללה להתקדם ולעמוד בחזית יחד עם המוסדות האקדמיים המובילים בארץ ובחו"ל. צורך זה מתחלק לשני תתי צרכים עיקריים: הצורך לרופין- כארגון, המכללה מעוניינת שארגון כזה ישמש אותה במס' תחומים עיקריים שהם – הכוון תעסוקתי והשמה, שיפור תדמית ומיתוג דבר התורם לגיוס סטודנטים חדשים, גיוס כספים ותרומות כחלק מפעילויות קהילתיות וכמובן שמירת קשר ברמה המחלקתית עם הבוגרים. הצורך השני הינו צורך הבוגרים המעוניינים בקיום רשת חברתית בעלת מכנה משותף שבה ניתן לפתח ולבסס קשרים ויחסי גומלין בין הבוגרים לבנם למכללה.
בעלי העניין העיקריים הם:
פרופסור שוש ארד – נשיאת המרכז האקדמי – בעלת הסמכות האקדמית והמנהלית העליונה במרכז האקדמי.
צביקה לווין – מנכ"ל רופין – מופקד על כל הנושאים המנהליים הנוגעים לפיתוחו ולהפעלתו של המרכז.
שני מילדנברג– היחידה להכוון תעסוקתי.
רוויטל פולג – מנהלת קשרי חוץ ופיתוח משאבים.
קובי יפרח – מנהל השיווק במרכז האקדמי.
עינת גרציאני – אחראית תוכן אתר אינטרנט.
ניצה טל – מנהלת מערכות המידע.
דיקנים וראשי מחלקות.
יעדים ומטרות

חזון וייעוד המרכז האקדמי רופין
חזון:
"להיות מוסד אקדמי מוביל, חדשני, מחויב חברתית ומועדף אזורית וארצית"
יעוד:
להנחיל, לפתח ולשמר ידע אקדמי ברמה גבוהה, להציע מגוון תכניות אקדמיות לתוארי בוגר ומוסמך ולעצב את המנהיגים העסקיים, החברתיים והטכנולוגיים של העתיד תוך הדגשת החוויה הלימודית וערך התרומה לחברה".
מטרות המערכת
חיזוק הקשר בין הבוגרים, לרבות הקשר בין הבוגרים למכללה.
יצירת רשת קשרים מתמשכת בין הבוגרים לשם טיפוח קשרים חברתיים וסיוע בעתידם המקצועי (networking).
שרותי השמה הדרכה וקריירה.
שיפור תדמית המכללה ומיתוגה.
חיזוק הקשר בין העולם העסקי והתעשייה לבין המכללה.
העשרת הבוגרים בידע מקצועי ועדכני באמצעות הרצאות, ימי עיון ומפגשים וחברתיים.
יעדי המערכת
רשת חברתית מקצועית – דף אישי לבוגר.
העלאת משרות והצעות עבודה ע"י בוגרים.
מעקב אחרי בוגרים והתקדמותם בסקטור העסקי.
פרסום חומר אקדמי של מרצים.
קיום פורמים מקצועיים ("שעת קבלה").
העלאת משרות והצעות עבודה ע"י ההכוון התעסוקתי.
מתן ייעוץ לתארים מתקדמים.
שליחת Newsletter חודשי – עדכון חודשי על נעשה ברופין הכולל תוכן שיווקי.
פרסום ימי עיון, הרצאות ומפגשים חברתיים.
מדדי הצלחה איכותיים וכמותיים
מדדים כמותיים
עמידה בלוחות זמנים.
כמות נרשמים (בוגרים).
תעבורת משתמשים ממוצעת.
ממוצע זמן שהייה של משתמש.
דירוג במנועי החיפוש.
היקף תקלות במערכת.
מדדים איכותיים
שביעות רצון בוגרים מהמערכת.
שביעות רצון משתמשי המרכז האקדמי.
תחושת הזדהות ו"גאוות יחידה".
אמון במערכת.

מצב קיים ודרישות מערכת
איסוף הנתונים
אחת הבעיות המרכזיות בפרויקט זה היא שאין לקוח ממשי ומוגדר ועל כן איסוף הנתונים היווה קושי ממשי. משיחות שקיימנו עם הנשיאה ועם גורמים נוספים במרכז האקדמי רופין ולמדנו כי קיימים שני צדדים עיקריים למערכת זו – צד המכללה וצד הבוגרים.
צד המכללה
הצד הראשון והפשוט יותר מבחינתנו הוא צד המכללה. צד המכללה היה החלק הפשוט באיסוף הנתונים שכן הוגדרו ע"י הנשיאה מס' בעלי תפקידים שמהווים את "הלקוח" או אנשי המפתח מצד המכללה. בוצעו פגישות עם כל בעלי התפקידים הללו על מנת להבין ולנתח את צרכי המכללה מהמערכת.
להלן הפירוט בעלי התפקידים והנקודות שהעיקריות כפי שעלו מהפגישות:
שני מילדנברג – היחידה להכוון תעסוקתי – ניתור בעלי תפקידים בכירים מקרב בוגרי המכללה הרשומים לצורך יצירת קשר עימם, פרסום ואיתור משרות.
קובי יפרח, עינת גרציאני – מחלקת שיווק – הזנת תכנים שיווקים, ניהול ותחזוק האתר.
רוויטל פולג – היחידה לקשרי חוץ – ניתור בעלי תפקידים בכירים לטובת גיוסם לפרויקטים חברתיים בהם המכללה לוקחת חלק.
מחלקות המכללה השונות – איתור ושמירת קשר עם בוגרים, העלאת חומר אקדמי.
בנוסף התקיימה פגישה עם מחלקת מערכות המידע של רופין על מנת להבין מהן המערכות הקיימות ואילו כלים יעמדו לרשותנו מצד המכללה.
סיכומי הפגישות מפורטים בנספח 2.
צד הבוגרים
כאמור, אחת הבעיות המרכזיות שעמדו בפנינו היא העדר "לקוח" ממשי. בעיה זו החמירה כאשר ניסינו להבין את צרכי הבוגרים. ניתוח צרכי הבוגרים הינו הבעייתי ביותר באפיון מערכת זו. למרות שהיו ברשותנו השערות לצרכי הבוגרים החלטנו לבצע שאלון בוגרים ולקבל פידבק ישיר מהם לגבי צרכיהם מן המערכת. ע"י שימוש במאגרי מידע קיימים במחלקות השונות וביחידת ההכוון התעסוקתי נשלחו מיילים לכ-200 בוגרים ממחלקות הלימוד השונות. הנושאים המרכזיים אותם רצינו לחקור עוסקים ברצון הבוגרים להשתייך לארגון הבוגרים ומה רצונותיהם מהמערכת. נציין כי השאלון לא נשלח לבוגרים ממחלקות מדעי הים שכן בימים אלו מוקמת לביה"ס למדעי הים אתר נפרד.
תוצאות השאלון הראו כי מרבית העונים על השאלון סיימו את לימודיהם בשלוש השנים האחרונות (2008-2010) כאשר החלוקה בין המינים היא גברים – שני שליש ונשים – שליש. כמו הראו נתונים מעודדים, מרבית הנשאלים יהיו מוכנים להשתייך לארגון הבוגרים והיו משתמשים במערכת זו על מנת לגייס עובדים. נתון נוסף שבדקנו הוא תדירות השימוש החזוי, עפ"י תוצאות השאלון תהיה תדירות השימוש חודשית (פעם בחודש).
בתרשימים הבאים ניתן לראות את תמצית תוצאות השאלון:
את הסקר מילאו 154 בוגרים ממחלקות שונות כפי שמפורט בתרשים הבא:

איור 1 – שיעורי בוגרי המחלקות השונות במילוי השאלון

כאשר מרביתם, 88%, סיימו את לימודיהם בשלוש השנים האחרונות. נתון נוסף וחשוב אותו רצינו להבין הוא רצון הבוגרים להשתייך לארגון הבוגרים:

איור 2 – שיעור הבוגרים הרוצים להשתייך לארגון בוגרי רופין

הנתון המרכזי אותו חיפשנו הוא מה בעצם מחפש הבוגר מן המערכת:

איור 3 – תחומי עניין שעלו מהשאלון

ניתן לראות כי הנושאים המרכזים המעניין את הבוגרים הוא תחום ההשמה תעסוקתית, הכוון ללימודים מתקדמים ופורומים מקצועיים.
תוצאות השאלון המלאות מפורטות בנספח 1.
דרכי פעולה אפשריות
בשלב זה מקבלת המערכת את צורתה הסופית ונבנית הלכה למעשה. יש לבצע בקרה על תאימות המערכת לדרישות ולתכנון, כפי שהוגדרו במסמך האפיון. בפרק זה נתאר מספר דרכי פעולה אפשריות לבניית המערכת ונעמוד על היתרונות והחסרונות שלהן.
חברות המספקות שירותי פיתוח מערכות מידע
חברות האינטגרציה ובתי התוכנה, מתגאים ביכולתם לספק פתרון כולל, החל משלב תכנון המערכת, דרך יישומה והטמעתה בצד הלקוח, וכלה באספקת תמיכה ותחזוקה שוטפת במהלך תפעולה היומיומי. ישנן שתי שיטות באמצעותן משתמשות חברות אלו לשלב התכנון ובנית המערכת:
שיטת ה- Technology-Driven Design- תכנון מונע טכנולוגיה, מומחיותן והתמקדותן של חברות האינטגרציה ובתי התוכנה בניתוח הדרישות הטכנולוגיות ויישומן, מובילות לבניית מערכת המידע בשיטה זו. כלומר, תהליך הקמת מערכת המידע מנותב בהתאם לטכנולוגיה ועל פי תפיסת עולמם של מנתחי מערכות ומומחים טכנולוגים מחוץ לארגון. שיטה זו שמה דגש להתמקדות יתרה בדרישות הפיתוח, קודם להתמקדות במשתמשי המערכת ומטרותיהם. ממשק המשתמש במקרים הללו, הופך לתוצר לוואי של תהליכים טכנולוגים ואינו משקף את מטרות המשתמשים וצורת עבודתם האמיתית. יתרה מכך, ההזדמנות הראשונה, בה נוכל למדוד ולבחון באופן שיטתי ומדויק את איכותו של ממשק המשתמש, היא רק בשלבים המתקדמים של פיתוח המערכת. ככל שהמערכת מורכבת יותר, כך הפגיעה בממשק המשתמש מהותית יותר ובעלת השלכות מסחריות חמורות יותר.
שיטת ה- User-Centered Design- תכנון ממוקד משתמש, בשיטה זו מציבים את המשתמשים בראש סדר העדיפויות ומשקיעים את עיקר המחשבה, בכל שלבי תכנון המערכת, במשתמשים במטרותיהם ובמשימותיהם. בשיטה זו הטכנולוגיה מהווה אמצעי להשגת מטרות המשתמשים ואינה מהווה מטרה בפני עצמה. תכנון ממוקד משתמש, מטרתו העיקרית, הינה להשלים את הפתרון הכולל ולהקנות למשתמשי המערכת את החשיבות הראויה בשלבי התכנון. תכנון ממוקד משתמש, כולל מספר "תוספות" המשתלבות במחזור חייו של הפרויקט ובעיקר, מתייחס לסדרי העדיפויות בהגדרת שלבי תכנון המערכת. תכנון ממשק המשתמש בשלבים המוקדמים של הפרויקט והצגתו כאב-טיפוס, מאפשרים למקבלי ההחלטות בחברה, למדוד את איכותו של הממשק ולהבין מיד כיצד תתפקד המערכת בצד המשתמש. בצורה זו, נוכל לקבוע בבירור את יעילותה של המערכת והתאמתה למשתמשים, מבלי לכתוב ולו שורת קוד אחת.

מחלקת מערכות המידע של רופין
לאחר קבלת כל הדרישות למערכת ואפיונה, יועבר חלק בנית המערכת למחלקה במרכז האקדמי רופין. בנית הקוד למערכת כולל תהליך הבינה העסקית בה למשל, חיפוש בוגר וחיפוש משרה הרלוונטית לבוגר עצמו. בנית העיצוב של אתר האינטרנט ותחזוקה של המערכת והאתר לאחר ההקמה שלו.
קבוצת סטודנטים
פיתוח המערכת על ידי קבוצת סטודנטים, צוות היוזם את הפרויקט. הצוות יפתח את המערכת הייעודית על כל מאפייניה תוך ביצוע בדיקות ובקרה לדרישות המרכז האקדמי. הצוות ידאג גם לעיצוב צורתה הסופית ובנית אתר האינטרנט שיהווה פלטפורמה למערכת עצמה. בשלב הראשון בנית אב טיפוס למערכת. תבוצע התקנה של המערכת ועליית האתר לאוויר, בדיקה של תקינות המערכת והפונקציונאליות הקיימת בה. בהמשך, לפי היוועצות עם בעלי העניין של המרכז האקדמי רופין, הצוות יבצע הטמעה של המערכת הסופית. בשלב זה, מופעלת המערכת באופן שוטף במרכז האקדמי ומשתלבת בתהליכי העבודה השגרתיים שלו. תפעול ותחזוקה של המערכת תהיה הכרחית לביצוע על ידי המרכז עצמו ולוודא ששינויים שנעשים בה לאורך זמן, לא יהפכו אותה למסורבלת, אלא ישמרו על מבנה פשוט ונוח יחסית. במרבית הארגונים חלים שינויים והתפתחויות לאורך הזמן, ושינויים אלה יחייבו ברוב המקרים התאמות ושינויים במערכת המידע.
מוצר מדף
חלופה אחרת לבניית המערכת הנדרשת למרכז האקדמי רופין היא רכישת מוצר מדף. מוצרי מדף הם חבילות שנכתבו מראש לצרכי קהל משתמשים רחב ולא ספציפי.
Ning היא חברה המשמשת פלטפורמה ליצירת אתרי אינטרנט כרשת חברתית. החברה מאפשרת ליצור תוכנה חברתית חדשנית ומותאמת אישית לצרכי הארגון. ניתן להוריד את הרשת לדומיין של הארגון עצמו או לקיימה על השרתים של Ning. עלויות ופונקציונאליות:
סכום חודשי 20$ / שנתי 199.95$
מספר חברים לא מוגבל
שטח אחסון GB10
RSS 25
רוחב פס GB100
מצד אחד, קניית מערכת זו חוסכת משאבים של פתוח תוכנה ייחודית לארגון, פתרון מיטבי לפעולות שגרתיות, קל ללימוד ולשימוש. רכישתה של חבילת מדף זו היא פתרון עדיף כאשר מדובר במחשוב פעילות שגרתית, כאשר המרכז האקדמי איננו יכול או מעוניין להעמיד אנשי מחשב מקצועיים לצורך פיתוחה של מערכת, וכאשר מדובר במערכות מבוססות מחשבים אישיים. יתרון נוסף העולה מרכישת חבילת מדף זו הוא נושא הכשרת כוח האדם לשימוש במערכת. חסרון ראשון בפיתוח באמצעות חבילות מדף זו הוא ששיטה זו מהווה "היגררות" אחרי הקיים. הארגון ומנהליו מקבלים כתכתיב את המצאי בשוק. מובן ששיטה זאת איננה מאפשרת יצירתיות, ואף מגבילה את המרכז האקדמי למעמד של "זנב" בתחרות עם הסביבה. חסרון נוסף הוא בעיית ההתאמה של החבילה הקנויה למציאות. חבויות עלויות רבות בתהליך ההתאמה שאינן משתקפות בבחינה הראשונה של העלויות. בנוסף, מאחר שכל מערכת מידע מקרינה על הארגון ונהלי העבודה בו, המערכת הזו יכולה להיות מעין סוס טרויאני. הסוס הטרויאני יכול להשתלט על המחשב דרך פתיחת קובץ ולכן לא מומלץ.

אפיון מפורט של המערכת
אופי ומצב כללי של המערכת
מערכת המידע הנדרשת לביצוע של הפונקציות הרצויות תאפשר לנהל מידע בצורה ממוחשבת למשתמש קצה הן מצד בוגר המרכז והן מצד עובד המוסד. המערכת מיועדת לארגון ולפרט בסביבתו שלו והיא תאפשר אחסון מידע, ניהולו, עיבודו ושליפתו מאוחר יותר, באופן מלא או תוך כדי ביצוע חתכים מסוימים. נחלק את מערכת המידע לביצוע פעולות, ולאיסוף נתונים לצורך תמיכה בקבלת החלטות. לשם כך, המערכת תהיה מבוססת WEB עם ראייה לעתיד לאופציה של תקשורת סלולארית.
מערכת המידע מורכבת משלוש שכבות:
שכבת אחסון המידע הממומשת באמצעות בסיס נתונים
שכבה לוגית המעבדת ומנתחת את המידע
שכבת התצוגה המספקת את ממשק המשתמש
מחזור החיים של מערכת המידע מורכב מאפיון הצרכים, ניתוח, תכנון, הקמת המערכת, הטמעתה, וחוזר חלילה – לפיכך, מערכת המידע תזדקק לתחזוקה שוטפת.
משתמשי המערכת ומערכות משיקות
כדי להתחבר למערכת יהיה על כל משתמש, פנים וחוץ, להזין סיסמא ושם משתמש.
משתמשי פנים, לפי מבנה ארגוני
את השימוש במערכות מידע נסווג על פי הדרג הניהולי המשתמש בהן:
דרג נמוך – דרג תפעולי:
שני מילדנברג, היחידה להכוון תעסוקתי – ניתור בעלי תפקידים בכירים מקרב בוגרי המכללה הרשומים לצורך יצירת קשר עימם, פרסום ואיתור משרות.
מזכירות מחלקות המכללה השונות – איתור ושמירת קשר עם בוגרים.
דרג בינוני – טקטי – ניהולי:
עינת גרציאני, מחלקת שיווק – אחראית תוכן אתר אינטרנט.
רוויטל פולג, היחידה לקשרי חוץ – ניתור בעלי תפקידים בכירים לטובת גיוסם לפרויקטים חברתיים בהם המכללה לוקחת חלק.

הדרג הבכיר – הדרג האסטרטגי:
פרופסור שוש ארד, נשיאת המרכז האקדמי – בעלת הסמכות האקדמית והמנהלית העליונה במרכז האקדמי.
צביקה לווין, מנכ"ל רופין – מופקד על כל הנושאים המנהליים הנוגעים לפיתוחו ולהפעלתו של המרכז.
ניצה טל – מנהלת מערכות המידע.
קובי יפרח, מחלקת שיווק – הזנת תכנים שיווקים, ניהול ותחזוק האתר.

משתמשי חוץ, לפי שיוך ארגוני
בוגרי המוסד האקדמי רופין לפי המחלקות השונות:
בוגרי ביה"ס מדעי החברה והניהול – כלכלה וחשבונאות, כלכלה וניהול, מנהל עסקים ומדעי ההתנהגות, מנהל עסקים, הגירה ושילוב חברתי.
בוגרי ביה"ס להנדסה – הנדסת תעשייה וניהול, הנדסת חשמל ואלקטרוניקה, הנדסת מחשבים והנדסה רפואית.

מאפיין המידע דרג תפעולי דרג ניהולי דרג אסטרטגי
איכות המידע:
שלמות
דיוק
עדכניות
זמינות גבוהה
זמינות גבוהה
זמינות גבוהה
זמינות בינונית
זמינות בינונית
זמינות בינונית
זמינות נמוכה
זמינות נמוכה
זמינות נמוכה
נפח המידע וצורת מסירתו:
רמת פירוט
היקף
משך שמירה
נפח
צורת הפקה
גבוהה
מידע מפורט ומלא
טווח ארוך
רב
תדפיס או צג
בינונית
לפי חתכים
קצר או בינוני
בינוני
תדפיס דוחות
חלקית
היקף חלקי נמוך
טווח קצר
נפח נמוך
גרף עם השוואה
דרך הפקת המידע:
יוזמת הפקה
תדירות
זמינות
המערכת עצמה או על ידי המשתמש
גבוהה
מיידית
המערכת עצמה או על ידי המשתמש
בינונית
בינונית
על ידי המשתמש
נמוכה
נמוכה

מערכות מידע משיקות פנימיות בארגון
מערכת מכלול – מערכת מידע בתחום המינהל האקדמי למוסדות להשכלה גבוהה. במערכת זו נשמרים כלל פרטי הסטודנטים. נרצה כי מערכת זו תעביר את הנתונים הקיימים על הסטודנטים אל המערכת שלנו על מנת לקצר עבור הבוגר את זמן ההרשמה.
מערכת IDEA – מערכת הספרייה המאפשרת חיפוש כותרים וספרים הנמצאים בספרייה.
מערכת Athens – מערכת זו תאפשר גישה למאגרי המידע איתם המרכז האקדמי רופין מציע.
מערכת מידע הכוון תעסוקתי – מערכת זו מתוכננת להירכש ולשמש את יחידת ההכוון התעסוקתי. נרצה ליצור ממשק המקבל ממערכת זו משרות שיועלו לרשת החברתית.
מערכות מידע משיקות חיצוניות לארגון
אחת השאיפות היא שהמערכת בעתיד תדע להתממשק עם רשתות חברתיות נפוצות כגון:Facebook ו-LinkedIn ובעצם לקבל מידע ישיר, עדכני ורלוונטי משם על בוגרים (בהסכמתם כמובן) ובכך "להוריד" את נושא עדכון הפרטים במערכת (בהנחה שבוגר מעדכן את פרטיו האישיים בתדירות גבוהה יותר במערכות אלו).

תרשים Use case ו- Use case document
Use case document specifications

Name: adding wanted for jobs
Description: adding job description relevant for graduates searching for a job
Actors: website manager
Trigger: employment director unit sending him the job description
Preconditions: employment director unit filling all the relevant details
Post conditions: job description uploaded to site for graduate users only

Name: adding new graduate
Description: adding new graduate that is a new user to the system
Actors: website manager
Trigger: graduate user filled out an application form and
Preconditions: all must fields filled out by user
Post conditions: a new graduate user has been created

Name: deleting graduate
Description: deleting a graduate from the system that wants to disconnect
Actors: website manager
Trigger: graduate asks for deleting him from system
Preconditions: graduate user must send message for system manager
Post conditions: existing user is being deleted from system

Name: loading perception content
Description: loading Ruppin academic perception content, initiatives, updates for events, news and press release
Actors: website manager
Trigger: new updates, upcoming conventions, visitors lecturers, press releases, events
Preconditions: updates and present content from previous month
Post conditions: new perception content uploaded to site
Name: writing message
Description: writing new message from graduate to graduate, graduate to website manager, creating forum message,
Actors: website manager, college graduate, lecturer
Trigger: user opened message page
Preconditions: user details are in system
Post conditions: message created

Name: sending message
Description: sending the message to the system after finishing writing it
Actors: website manager, college graduate, lecturer
Trigger: user writes message
Preconditions: user pressed the send button
Post conditions: message sent to its destination

Name: watching message
Description: watching the message after the message had been loaded to the system
Actors: website manager, college graduate, lecturer
Trigger: user looking at forum page / private zone
Preconditions: system uploads message
Post conditions: message is saved on disk memory

Name: delete message
Description: deleting a message
Actors: website manager, college graduate, lecturer
Trigger: user wants to delete a specific message
Preconditions: message is uploaded on site
Post conditions: message deleted from disk space
Name: search message
Description: searching specific message by criteria from forum, from private messages written between graduates
Actors: website manager, college graduate, lecturer
Trigger: user wants to find a specific message
Preconditions: specific message exists
Post conditions: message is shown to user

Name: watching forum
Description: watching all the messages loaded to the forum, like a "wall'
Actors: website manager, college graduate, lecturer
Trigger: user is in forum page
Preconditions: user is logged on system
Post conditions:

Name: watching schedule and events
Description: watching the schedule of events at Ruppin academic center
Actors: website manager, college graduate, lecturer, non graduate
Trigger: user looking for event at Ruppin academic center
Preconditions: user enters home page
Post conditions: events and schedule is being updated

Name: watching Home Page
Description: watching the home page and all the content available in it
Actors: website manager, college graduate, lecturer, non graduate
Trigger: user enters home page
Preconditions: user hears of the site
Post conditions: user wants to log in the system
Name: reference to contact us
Description: for users who wants to become a new user, for people wants to create contact with Ruppin for donations or any other reason
Actors: website manager, college graduate, lecturer, non graduate
Trigger: user wants to create contact with Ruppin
Preconditions: user is at home page
Post conditions: contact has created with system manager

Name: watching academic lecturers
Description: watching the lecturers archive loaded to the system by the lecturers of Ruppin academic center
Actors: website manager, college graduate, lecturer, non graduate
Trigger:
Preconditions:
Post conditions:

Name: reference to loading job form
Description: anyone who wants to upload a wanted job will reference to fill a form
Actors: website manager, college graduate, lecturer, non graduate
Trigger: user filling a form describes the job
Preconditions: user filled out all the must fields in the form
Post conditions: form has been sent to employment directive unit

Name: register to system
Description: registration form for applying to the system, filling personal details
Actors: website manager, college graduate, non graduate, lecturer
Trigger: user wants to use the system
Preconditions: filling registration form with all must details
Post conditions: user is logged to system
Name: LOGIN
Description: logging to the system into private zone and other authorized screens for graduates that are system users
Actors: website manager, college graduate, lecturer
Trigger: user wants to enter system
Preconditions: user account is available and exists
Post conditions: private zone is uploaded

Name: viewing private zone
Description: the main screen of the system, authorized for register user only gathering the site content that relevant for each graduate
Actors: website manager, college graduate, lecturer
Trigger: user enters the site
Preconditions: user logged in the system
Post conditions: relevant content for user is shown

Name: search graduate
Description: searching specific graduate by criteria
Actors: website manager, college graduate, lecturer
Trigger: user wants to find specific graduate
Preconditions: graduate details is in system database
Post conditions: search is completed and graduate is found / no results are found

Name: update details
Description: changing and updating private details
Actors: website manager, college graduate, lecturer
Trigger: user logged in
Preconditions: user details are in database
Post conditions: details are saved in database
Name: searching job
Description: searching for relevant job by criteria
Actors: website manager, college graduate, lecturer
Trigger: user enters employment page
Preconditions: jobs description is in database
Post conditions: relevant results by search options selected are shown

Name: reference to filling feedback
Description: form for any users wants to give feedback about the system
Actors: website manager, college graduate, lecturer
Trigger: user is in private zone page
Preconditions: user must fill all must fields in the feedback form
Post conditions: feedback form details has been sent to system manager

Name: searching academic lecturers
Description: searching for academic lectures by search options
Actors: website manager, college graduate, lecturer
Trigger: user selects search options
Preconditions: lectures are in database
Post conditions: lecture is shown

Name: watching academic lecturers
Description: watching academic lectures loaded to system
Actors: website manager, college graduate, lecturer
Trigger: user enters academic page
Preconditions: lecturer loaded the lecturers to database
Post conditions: lecture is shown
Name: watching academic page
Description: lecturer's info, their profile and their relevant lecturers
Actors: website manager, college graduate, lecturer
Trigger: user enters academic page
Preconditions: user is logged in
Post conditions: content page is shown

Name: deleting academic lecturers
Description: removing unwanted lectures
Actors: website manager, lecturer
Trigger: lecturer needs to delete or remove lecture
Preconditions: lecture is in database
Post conditions: lecture is removed from database

Name: loading academic lecturers
Description: loading wanted lectures
Actors: website manager, lecturer
Trigger: lecturer wants to load lecture
Preconditions: lecture is not in database
Post conditions: lecture is loaded to database
Class diagram

 

Sequence diagrams

 

מנשק משתמש – מסכים ודוחות

עץ המסכים

מסכים
עמוד הבית –
דף הבית הינו הדף הראשון אליו מגיעים ובעיקרו הוא אינפורמטיבי. דף זה פתוח לכולם ויציג מידע שיווקי ותדמיתי הן על ארגון הבוגרים והן על המרכז האקדמי. דרך דף זה יוכלו הבוגרים לבצע הרשמה לרשת הבוגרים ולבצע Log In. בנוסף, משתמשים אשר אינם בוגרים יוכלו להעלות משרות וליצור קשר עם מנהל האתר. האופציות הכתובות באפור תהיינה פתוחות לשימוש רק לאחר ביצוע רישום או Log In.

 

טופס העלאת משרה –
דף זה יאפשר למשתמש שאינו מחובר (אינו בוגר) להעלות הצעת משרה. הצעה זו ברגע אישורה ע"י המשתמש תשלח לשני מילדנברג מהיחידה להכוון תעסוקתי לבחינה ובדיקה ולאחר אישורה תעלה לאתר ההכוון התעסוקתי.

צור קשר –
דף אליו כל אדם יכול להגיע ולקבל נתוני התקשרות לארגון הבוגרים ו/או לשלוח הודעה.

הרשמה ועדכון פרטים אישיים
על מנת שבוגר יוכל להשתמש ברשת הבוגרים יידרש הבוגר לבצע הרשמה. בדף ההרשמה יידרש בוגר להזין את נתוניו האישיים על מנת שיישמרו במערכת ושם גם יזין את סיסמתו למערכת. לאחר ההרשמה יוכל להיכנס ל"אזור האישי".
בנוסף, תהיה את האופציה לבוגרים לעדכן את הנתונים בהתאם לרצונם.

Log In –
דף זה משמש להתחברות משתמש בנוסף לאפשרות להתחברות מדף הבית. אל דף זה ניתן להגיע מכל דף אחר. דף זה גם יפנה להרשמה במידה והבוגר עדיין לא ביצע הרשמה.
אודות רופין / אודות ארגון הבוגרים –
דפים אלו יציגו נתונים אינפורמטיביים אודות ארגון הבוגרים / המרכז האקדמי רופין. ייתכן ויכילו גם את דבר יו"ר ארגון הבוגרים / נשיאת המרכז האקדמי.

העמוד האישי –
העמוד האישי הינו העמוד המרכזי מבחינת הבוגר. דף זה יציג לו תמצית של הצעות עבודה מותאמות אליו, הודעות מבוגרים אחרים, התכתבויות אחרונות בפורומים שאליהם הוא רשום והודעות מערכת. תמצית זו תוצע בבועות אשר תכיל לינקים לנושאים עצמם או להרחבה במידת הצורך והרצון. מדף זה יוכל לנווט לכל העמודים והשירותים אותם האתר מציע.
חיפוש והורדת תכנים לימודיים –
בדף זה בוגר יוכל לחפש הרצאות ותכנים אקדמיים ולהוריד או לצפות בהם. דף זה הוא חלק מהאזור האישי ורק משתמש רשום יוכל לגשת לדף זה. את החיפוש יהיה ניתן לבצע לפי שם הקורס, מילות מפתח או מרצה.
העלאת הצעת עבודה –
דף זה יאפשר את קיום ה-Networking באתר. דף זה יאפשר לבוגר להעלות הצעות עבודה הכוללות את הפרטים המלאים על המשרה. משרה זו תשמר בסיס הנתונים ותשלח לבוגרים אחרים רלוונטיים עפ"י הקריטריונים אותם קבע הבוגר שהעלה את המשרה. דף זה מיועד למשתמש רשום בלבד (בוגר) וניתן להגיע אליו מהאזור האישי.

חיפוש בוגרים –
דף זה יאפשר לבוגר לאתר בוגרים אחרים עפ"י קריטריונים שונים כפי שמוצג בתרשים מטה:

תוצאות חיפוש בוגר –
עמוד זה יציג את תוצאת החיפוש של בוגר עם פרטיו האישיים הכוללים תמונה, שם, המחלקה בה למד, החברה בה הבוגר עובד ותפקידו, שנת סיום הלימודים וכתובת המייל העדכנית. בעמודת שלח הודעה יהיה לינק שיקשר לעמוד שליחת הודעה לבוגר. כמובן שבמידה וישנם בוגרים שונים שעונים על קריטריוני החיפוש הם יוצגו בנוסף בתצורה של רשימה.

חיפוש הצעת עבודה ותוצאת חיפוש הצעת עבודה –
בדף זה יוכלו הבוגרים לחפש ולמצוא משרות שהועלו ע"י בוגרים אחרים ו/או ע"י יחידת ההכוון התעסוקתי. תוצאות החיפוש יתקבלו באותו המסך בתצוגה של רשימה ובמידת הרצון של הבוגר יוכל לקרוא את הפרטים המלאי של המשרה ע"י לחיצה על פרטים ולשלוח קו"ח ע"י לחיצה על שלח קו"ח.
העלאת הודעה לבוגר –
בדף זה יוכל בוגר לכתוב הודעה לבוגר אחר אשר תשלח אל תיבת ההודעות הנכנסות של אותו בוגר. מסך זה יתקבל כקישור ממסך איתו הבוגר.
מילוי משוב –
בדף זה יוכל הבוגר לשלוח משוב למנהל האתר עם הארות, הערות, הצעות לשיפור או סתם נושאים שחשוב לו לכתוב עליהם. דף זה הינו עבור משתמש רשום בלבד (בוגר) וניתן להגיע אליו דרך האזור האישי.
פורום מקצועי –
דף זה יציג את הודעות הפורום המקצועי (תצוגת פורום). דף זה הינו עבור משתמש רשום בלבד (בוגר או מרצה) ויהיה ניתן להגיע אליו דרך האזור האישי בלבד.

כתיבת הודעה בפורום המקצועי
בדף ניתן להוסיף הודעה חדשה או תגובה להודעה בפורום המקצועי.

דוחות
דו"ח בוגרים – ניתן לקבל דו"ח כולל למשתמשי המערכת וכן ניתן לסנן את הדו"ח עפ"י ביה"ס, המחלקות ושנת סיום הלימודים:

טבלה 1 – דו"ח בוגרים
מס"ד תמונה שם פרטי שם משפחה תפקיד נוכחי חברה טלפון נייד אי-מייל בי"ס מחלקה

דו"ח משרות – דו"ח זה יציג את המשרות הקיימות במערכת:

טבלה 2 – דו"ח משרות
מס"ד תפקיד תיאור הועלה ע"י תאריך

טבלאות
User Class – מחלקה אשר מכילה את כל פרטיו האישיים של משתמש מורשה במערכת, כלומר בוגר המרכז האקדמי. מחלקה זו מכילה מתודות של הוספת בוגר חדש, עדכון ומחיקת פרטים אישיים וכן שליחת הודעות וחיפושים שונים באתר כגון: חיפוש חומר אקדמי, חיפוש משרות ובוגרים.
פירוט השדות:
שם השדה טיפוס השדה
UserName String
Password String
FirstName String
LastName String
Gender Bool
DateOfBirth Date
Phone String
CellPhone String
Email String
Picture img
Faculty Class- מחלקה אשר מכילה את מספר המחלקה וסוג המחלקה במרכז האקדמי (לדוג' המחלקה לתעו"נ), מחלקה זו היינה מחלקה שבה מתאפשרת בחירה מתוך רשימה סגורה.
פירוט השדות:
שם השדה טיפוס השדה
SerialNum Int
FirstInstitute String
Description String

FirstDegree Class- מחלקה אשר מכילה את המספר הסידורי של סוג התואר הראשון של המשתמש ובנוסף את המוסד בו הוא למד תואר זה וסוג התואר.
פירוט השדות:
שם השדה טיפוס השדה
SerialNum Int
FirstInstitute String
Description String

-SecondtDegree Class מחלקה אשר מכילה את המספר הסידורי של סוג התואר השני של המשתמש ובנוסף את המוסד בו הוא למד תואר זה וסוג התואר. פירוט השדות:
שם השדה טיפוס השדה
SerialNum Int
SecondInstitute String
Description String

Company Class- מחלקה אשר מכילה את המספר הסידורי ושם מקום התעסוקה של הבוגר.
פירוט השדות:
שם השדה טיפוס השדה
SerialNum Int
Description String
CompanyUnit Class- מחלקה אשר מכילה את המספר הסידורי ואת שם המחלקה בארגון בו הוא מועסק
פירוט השדות:
שם השדה טיפוס השדה
SerialNum Int
Description String

-Graduation Class מחלקה אשר מכילה את המספר הסידורי ושנה בה הבוגר סיים את לימודיו.
פירוט השדות:
שם השדה טיפוס השדה
SerialNum Date
Description String

Position Class- מחלקה אשר מכילה את פרטי המשרה המפורסמת באתר, שדות המחלקה כוללים בין היתר את שמה של המשרה ותיאורה בקצרה. מחלקה זו מכילה מתודות כגון הוספת משרה חדשה, מחיקה ועדכון של משרה קיימת. פירוט השדות:
שם השדה טיפוס השדה
SerialNum Int
PositionName String
Description String

-Experience Classמחלקה שמכילה בתוכה שדות שמתארים את הניסיון הדרוש למשרה מסוימת.
פירוט השדות:
שם השדה טיפוס השדה
SerialNum Int
Description String

GeographicalArea Class- מחלקה שמכילה בתוכה שדות המתארים את האזור הגיאוגרפי של המשרה. פירוט השדות:
שם השדה טיפוס השדה
SerialNum Int
Description String

הערה- המחלקות הנ"ל (GeographicalArea ו Experience) הינם מחלקות הקשורות למחלקת משרות (Position) והן נועדו כיוון ששדות אלו במשרה (איזור גיאוגרפי וניסיון דרוש) יהיו בחירה מתוך רשימה סגורה.
Message Class- הינה מחלקת אב שממנה יורשות שתי מחלקות (MessageToGraduate Class, ForumMessage Class), מחלקה זו מכילה את פרטי ההודעה הכוללים נושא ותיאור ההודעה, בנוסף במחלקה זו ישנם פונקציות כגון: הוספת הודעה חדשה, מחיקה ועדכון הודעה.
פירוט השדות:
שם השדה טיפוס השדה
MessageTitle String
MessageContent String

MessageToGraduate Class- מחלקה שהיא שליחת הודעה בין בוגר לבוגר, מחלקה זו יורשת את התכונות של מחלקת Messageובנוסף יש את המספר הסידורי ותיאור ההודעה.
פירוט השדות:
שם השדה טיפוס השדה
SerialNum Int
Description String
ForumMessage Class- מחלקת הוספת הודעה בפורום, מחלקה זו יורשת את התכונות של מחלקת Messageובנוסף יש מספר סידורי ותיאור ההודעה המועלת בפורום.
פירוט השדות:
שם השדה טיפוס השדה
SerialNum Int
Description String

System Class- מחלקת המערכת, מחלקה זו מכילה מתודות כגון: כניסה למערכת (Login), הוצאת דו"ח משרות (GetPositions) ודו"ח משתמשים(GetGraduate) רשומים במערכת.
Feedback Class – מחלקת משוב, מחלקה זו מכילה את פרטי המשוב הכוללים מספר משוב ותיאור.
פירוט השדות:
שם השדה טיפוס השדה
SerialNum Int
Title String
Description String

– ContactUs Class מחלקת צור קשר עם מנהל המערכת, מחלקה זו מכילה את הנושא עליו שעליו המשתמש מעוניין שיצרו עימו קשר ושדה של טקסט חופשי. פירוט השדות:
שם השדה טיפוס השדה
SerialNum Int
Title String
Description String

Lecturer Class- מחלקת מרצה, מחלקה זו יורשת את כל התכונות של מחלקת המשתמש, מחלקה זו מקושרת למחלקת ההרצאות האקדמיות (AcademicLectures) כיוון שרק למרצה גישה למחלקה זו שבה ניתן להוסיף למחוק ולערוך הרצאות וחומרים אקדמיים.
AcademicLectures Class- מחלקת ההרצאות האקדמאיות, במחלקה זו מופיעים כל הפרמטרים של החומר האקדמי באתר (מספר סריאלי, כותרת ותיאור), בנוסף המחלקה מכילה מתודות של הוספה, מחיקה ועדכון של חומר אקדמי באתר. מחלקה זו מקושרת למחלקת פקולטה (Faculty) כיוון שכל הרצאה וחומר אקדמי ממוין עפ"י המחלקה בה הקורס מתקיים.
פירוט השדות:
שם השדה טיפוס השדה
SerialNum Int
LecName String
Description String

LecturesView Class- מחלקת צפייה בחומר אקדמי בה מופיעים שדות של פרטי כל חומר והרצאה אקדמית.
פירוט השדות:
שם השדה טיפוס השדה
SerialNum Int
LecName String
Description String
טכנולוגיה
חומרה מרכזית
נקודת המוצא היא שארגון הבוגרים של המרכז האקדמי רופין יתקיים כישות נפרדת מהמכללה עצמה ולכן קנית חומרה חדשה על מרכיביה השונים תהיה הכרחית. בראש ובראשונה החומרה הנדרשת למערכת שלנו היא מחשב PC, הן מצד הארגון והן מצד משתמש הקצה. בנוסף, יידרש שרת אינטרנט שייתן גם את פתרון האחסון והגיבוי. בסיס הנתונים יהיה על בסיס הנתונים שקיים ברופין.
ציוד היקפי
בשלב זה אנו לא רואים צורך בציוד היקפי נוסף.
מערכת הפעלה
מערכת הפעלה היא המגשרת בין המשתמש, החומרה ויישומי התוכנה. על מנת שהיא תספק את כל הדרישות לארגון הבוגרים, המערכת הנדרשת היא אחת מהבאות: Windows של מיקרוסופט, MAC OS של Apple, Unix וכן כל מערכת הפעלה בה ניתן להפעיל דפדפן התומך בטכנולוגיה הנדרשת.
בסיס הנתונים DBMS
מסדי נתונים קיימים בכדי להבטיח את אמינות ועקביות הנתונים ולכן נרצה לייעד את מסד הנתונים הנדרש לנו ליישומים מרובי משתמשים. האתגר בבחירת מסד הנתונים לארגון בכלל ולרשת חברתית בפרט נובע מטבעם של נתוני רשת ועצם הסיבוכיות של השאילתות הקיימות וניתוחן. מטרתו העיקרית של מסד הנתונים היא לאחסן ולאחזר מידע באתר האינטרנט.
לאחר ניתוח הצרכים והשימושים השונים בהתחשב לקריטריונים שהגדרנו, מצאנו מספר אפשרויות לניהול מערכת מסד הנתונים: Microsoft SQl Server , Oracle, mySQL. כיום במרכז האקדמי מתבצע שימוש במסדי נתונים ושרתים בבעלות חברות חיצוניות, כאשר בימים אלו מתבצעת בנייה של תשתית של Sharepoint Microsoft חיצוני מבוסס על Microsoft SQl Server. זהו בסיס נתונים טבלאי רב עוצמה עבור מספר משתמשים גדול ובעל צרכים מתקדמים.
כלים לפיתוח ולתחזוקה – Case
אפיון המערכת התבצע באמצעות מתודולוגיית UML בשימוש תוכנת Microsoft Visio.
עיצוב פיזי של התוכנה מתחלק לשלושה חלקים:
א. ממשק משתמש: USER INTERFACE) ) הממשק GUI – Graphic User Interface, ייכתב בשפת HTML ו- JAVASCRIPT.
ב. לוגיקה עסקית: BUSINESS LOGIC)) ייכתב בשפת C# וטכנולוגיתNET.
ג. בסיס הנתונים: DATA-BASE SERVICES)) ייכתב באמצעות
Microsoft SQL Server .
עלות – משאבים
עלות הקמה

הוצאות ישירות
המערכת המתוארת במסמך זה היינה מערכת הנבנית ע"י צוות סטודנטים לתעשייה וניהול, במרכז האקדמי רופין כחלק מפרויקט הגמר שלהם, לכן כל ההוצאות הישירות הכוללות בתוכן את עלויות אפיון המערכת, ניתוח, עיצוב, יישום ומבדקים הינם אפסיות.
הוצאות עקיפות
ההוצאות העקיפות הכוללות את התקנת המערכת והרצתה אינן רלוונטיות כיוון שהמערכת נבנית כחלק מפרויקט גמר.הדרכה והטמעת המערכת במרכז האקדמי תעשה ע"י שליחת מייל מרוכז לבוגרים ולסטודנטים במרכז האקדמי, מייל שיכלול סקירה של רשת הבוגרים ומדריך מקיף למשתמש.
עלויות שוטפות

הוצאות שוטפות ישירות
הוצאות אלו מורכבות ממספר פרמטרים:
רכישת דומיין – יש ליצור קשר עם אחד מרשמי שמות דומיין ולבחור שם, מבחינה עסקית רכישת שם האתר חשובה מאוד כיוון שהיא טומנת בתוכה את ההסתברות שגולשי אינטרנט ימצאו את האתר ויכנסו אליו. עלויות רכישת דומיין מתחלקות לשניים: רכישת דומיין ישראלי (סיומת (co.il / org.ilהיינה בעלות של 49.90$ לשנתיים.רכישת דומיין בינלאומי) סיומות (com /.org /.net /.biz /.info:היינה בעלות של 39.90$ לשנתיים.
עלות תחזוקה שוטפת- בשלב הראשוני תחזוקת המערכת תעשה ע"י צוות הסטודנטים שמקימים את רשת הבוגרים ולאחר מכן תחזוקת המערכת תעבור לידי מנהל רשת הבוגרים שיהיה חלק מהצוות העובדים של המרכז האקדמי ולכן העלות תהיה עפ"י עלויות השכר שהמרכז האקדמי יקבע כפי שמקובל.
עלויות שיווק ופרסום- שיווק ופרסום האתר יהיה חלק מהתוכנית השיווקית של המרכז האקדמי ובנוסף יבוצע שיווק ברשתות החברתיות כיוון שרשת הבוגרים הינה רשת חברתית, שיווק ברשתות החברתיות מתייחס לאפשרות והיכולת להעביר תכנים ועדכונים שוטפים אודות ארגון הבוגרים דרך הרשתות החברתיות הפופולאריות כגון:Facebook, Twitter, YouTube ו-LinkedIn המטרה באופן שיווק זה היא יצירת פעילות שיווקית ופרסומית ענפה וחזקה לאתר ע"י יצירת קשרים חברתיים שיקדמו את האתר בעתיד. שיווק ופרסום באופנים אלו הינו ללא עלות ישירה על הפרסום אלא מועמסת על מנהל רשת הבוגרים שבשלב הראשוני יהיה באחריות צוות ההקמה ולכן אין לו עלויות.
הוצאות רכישת שרת ואחסון נתונים- רשת הבוגרים מבצעת התממשקות עם נתוני המכללה, בשלב הראשוני תאוחסן בשרתים הקיימים במחלקת מערכות המידע של המרכז האקדמי, עם גדילת הכניסות לאתר וריבויי המשתמשים בעתיד תישקל אפשרות של רכישת שרתים וציוד היקפי או פנייה לחברה חיצונית שמספקת שירות זה, לכן בשלב ראשוני זה אין כל הוצאות כספיות על אחסון נתונים ורכישת שרתים וציוד היקפי.
הוצאות שוטפות עקיפות
בשלב ראשוני זה של הקמת רשת הבוגרים אין שום צורך בהכשרת עובדים, כיוון שהתפעול והאחזקה הינם באחריות צוות הסטודנטים, כאשר בעתיד ימונה מנהל אתר ולו תינתן הכשרה מתאימה.
נספחים
נספח 1 – תוצאות השאלון

נספח 2 – סיכומי פגישות עם בעלי עניין

2010 – פגישה עם נשיאת המרכז האקדמי רופין, שוש ארד
בתחילה הציגה לנו הנשיאה את חשיבות ארגוני הבוגרים במוסדות האקדמאיים בארץ ובעולם וחשיבותם קיומם למוסד עצמו. הנשיאה הציגה את תפיסת עולמה בנושא הקמת רשת חברתית כארגון בוגרים של המרכז האקדמי רופין. פרופ' ארד הציגה את ראייתה לקידום נושאים מרכזיים כגון: גיוס כספים למכללה ושיווק באמצעות רשת הבוגרים שבעזרתם יגויסו סטודנטים חדשים לרופין. בנוסף, מערכת רשת הבוגרים תשמש כיריית הפתיחה לארגון הבוגרים של המרכז האקדמי רופין. כמו כן, הציגה נקודה נוספת למחשבה של עלות מול תועלת – מספר משתמשים במערכת ביחס להשקעה במערכת על ידי המרכז. הנשיאה הפנתה אותנו לפגישות עם אישים בכירים בהנהלת המרכז האקדמי ומחוצה לו, לצורך מתן נקודות נוספות להתייחסות ולהתחשבות מצד המכללה והבוגרים. הצורך להקמת ארגון כזה למוסד הוגדר באופן מובהק מצידה וכן, הנכונות לשימוש במשאבים הנדרשים (כספיים, טכנולוגיים ואנושיים).
8/11/2011 – פגישה עם אחראית היחידה להכוון תעסוקתי, שני מילדנברג
המערכת תהיה מיועדת לסטודנטים ולבוגרים כאחד, ותהיה בדגש על הנושא התעסוקתי – מציאת עבודה. בוגרים שנמצאים בדרגות ניהול ומחפשים עובדים יוכלו לפרסם במערכת את דרישות המשרה. שני המליצה לבחור קריטריונים ומילות מפתח למיון המשרות, על מנת להקל על מחפשי העבודה. בנוסף, העלתה רעיון שלפיו דרישות המשרה יתחלקו לבוגר ללא ניסיון ועובדים מנוסים. כאשר תפורסם באתר משרה לבוגרים, היחידה להכוון תעסוקתי תקבל על כך אינדיקציה באופן אוטומטי על מנת שתוכל להציע את עזרתה. רעיון נוסף הוא שעל פי המידע על סטאטוס הבוגרים (היכן עובדים ובאיזה תפקיד, האם המשיכו ללמוד וכו') יהיה אפשר למיין אותם למנהלים ולעובדים זוטרים. אל המנהלים שני תוכל לפנות על מנת לקבל הצעות עבודה. בנוסף לתעסוקה, המערכת יכולה לתמוך בנושאים נוספים, כגון: מפגשים וכנסים, התעניינות בלימודים לתארים מתקדמים, הרחבת מאגר החברות המציעות פרויקטי גמר לימודיים, ועוד. דיברנו על קשר אפשרי בין ה-DB שעליו תהיה מבוססת התוכנה לניהול היחידה לבין זה של האתר.
10/11/2011 – פגישה עם מנהל השיווק, קובי יפרח
במהלך הפגישה הציג לנו את החשיבות השיווקית של הקמת ארגון כזה למרכז האקדמי רופין. סקר את האופנים השונים שנעשים כיום לשיווק המכללה (רדיו, טלוויזיה, פייסבוק, יוטיוב). בנוסף, הציג את הסיכונים הקיימים בהקמת אתר של רשת בוגרים מסוג זה, כפלטפורמה שיווקית שקיימת כבר וייתכן מצב של חוסר כניסות לאתר שיגרום לחוסר רלוונטיות בהקמתו. הוצגו לנו הצרכים של כל מחלקה במוסד וחשיבות קיום Networking בכל מחלקה. בהקמת רשת הבוגרים, הוא סבר שצריך להיות פורום בוגרים לשאלות של לימודים ולימודי המשך ברופין, וקהילה בפייסבוק. טען שצריכה להיות חלוקה למחלקות באתר עצמו ולכל בית ספר קיים. הציג את התכנים החשובים שלדעתו צריכים להיות באתר כגון: מעורבות קהילתית ותרומות, תכנים שיווקיים, כנסים ועוד. מצד שני, הציג את הפן המשפטי של שימוש בפרטים אישיים של הבוגרים הקיימים כבר במערכת של רופין. הציע לערוך סקר לבוגרים על תחומי ההתעניינות של הבוגרים ולצרכים שלהם ירצו בקיומו של אתר מסוג זה.
15/11/2011 – פגישה עם אחראית על קשרי חוץ ופיתוח משאבים, רוויטל פולג
בדבריה הציגה את חשיבות יחידת קשרי החוץ במכללה. בכל הנושאים החיצוניים של רופין: קשרים אקדמאיים וגיוס משאבים לצורך בניית התשתית של רופין. היא הסבירה את חשיבות ארגון הבוגרים לסטודנט על ידי ליווי של האקדמיה מרגע כניסתו ועד יציאתו מהאקדמיה. חשיבות השיוך למועדון יוקרתי ומיתוג אקסקלוסיבי והרצון להיות שייך לארגון כזה כסטודנט, בוגר, מרצה והרגשת גאוות היחידה בהשתייכות אליו. רוויטל כבוגרת הטכניון, הסבירה לנו על ארגון הבוגרים של הטכניון, יוקרתו וחשיבותו. הפונקציונאליות והאפליקציות השונות באתר הבוגרים שלהם המיועדים לנוחות הבוגר ולשימושו האישי. הציעה להתמקד בבוגרי רופין שסיימו בעשר השנים האחרונות, ואת הכדאיות שלהם להיכנס למערכת מסוג זה. לדעתה, האחראי על המערכת יהיה דיקן הסטודנטים והאתר צריך לעמוד בפני עצמו כאשר יהיה קישור אליו מאתר רופין. היא טענה כי חשוב להמשיך בתפעול ותחזוקת המערכת לאחר הקמתה, למרות שהארגון יוקם כחלק מפרויקט הגמר שלנו וחלקנו ייגמר לאחר שנעזוב את המוסד. בנוסף, יהיה צורך להגדיר תקציב על התפעול והתחזוקה של האתר.
15/11/2011 – פגישה עם מנכ"ל המרכז האקדמי רופין, צביקה לוין
מנקודת מוצא, חילק את הצורך המערכת לשני חלקים: הצורך לרופין הכולל בתוכו את היחידות השונות, הכוון תעסוקתי, שיווק וקשרי חוץ. הצורך לבוגרי המוסד הכולל השמה תעסוקתית וכנסים. כשהציג את הצורך לסטודנט כמזערי ביותר. ציין את החשיבות בפניה לבוגרים של רופין בעלי תפקידים בכירים במשק על מנת לרתום אותם למטרת הקמתו של ארגון הבוגרים.
24/11/2011 – פגישה עם בוגר המכללה, ינון לנדנברג
יינון מומחה לשיווק בעזרת רשתות חברתיות ברחבי האינטרנט. בהתייחסותו להקמת ארגון בוגרים, הציע שבשלב זה האתר יהיה מיועד לבוגרים בשלוש השנים האחרונות של המוסד. התייחס לצג הפסיכולוגי של אתר כזה, הקשרים החברתיים שבוגר ירצה לפתח באמצעותו והיות הבוגר כשגריר של רופין. הזכיר כי יהיה חובה להשתמש באפליקציות שמטרתן יהיה לקדם את רופין בתפיסתו היומית של הבוגר.
נספח 3 – לוחות זמנים (תרשים גאנט)

רשימת תרשימים
איור 1 – שיעורי בוגרי המחלקות השונות במילוי השאלון 11
איור 2 – שיעור הבוגרים הרוצים להשתייך לארגון בוגרי רופין 11
איור 3 – תחומי עניין שעלו מהשאלון 12
איור 4 – תרשים Use case 19
איור 5 – Class diagram 27
איור 6 – Sequence diagram – Search academic lectures 28
איור 7 – Sequence diagram – Upload academic lectures 29
איור 8 – Sequence diagram – Add message to forum 30
איור 9 – עץ המסכים 31
איור 10 – גאנט הפרויקט 63